Por Daniel Rangel
Todos en algún momento de su vida han tenido una junta de trabajo y sin temor a equivocarme, muchos se han preguntado si son necesarias o sólo quitan tiempo que bien se puede aprovechar en otras actividades.
Bueno, el objetivo de las juntas es reunir a gente con responsabilidades en común para planificar, informar y/o retroalimentar sobre el trabajo a realizar o realizado. No obstante, la pregunta del millón…
… ¿en qué momento es necesario hacerlas?
Eso dependerá del puesto que tengas o el giro de la empresa u organización en la que estés. Por ejemplo:
Si te dedicas a las ventas, es claro que son importantes para analizar los reportes de cuánta mercancía se ha vendido, si superaron la meta o están muy distantes de ella, etc. Si eres parte del área de Mercadotecnia o Publicidad, probablemente también son necesarias para diseñar alguna campaña. Si estás en las Relaciones Públicas, es altamente probable que tengas reuniones con mucha frecuencia con marcas y figuras públicas con las que trabajes.
De acuerdo con mi colega, la consultora Paola Ivette Martínez Durón, “en algunas organizaciones se vive una fiebre de convocar a juntas por cada tema o situación, mientras que otras empresas evaden a las mismas”. Por lo tanto, expone un ejemplo muy simple para explicar por qué sí son necesarias e indispensables:
“Si utilizamos la metáfora de que la información es la sangre de la organización, podemos señalar que la comunicación es un aspecto fundamental para el logro de los objetivos de la empresa, y por lo tanto, las juntas son necesarias para su adecuado funcionamiento y son efectivas en cuanto a acuerdos, soluciones e información aportan a la estructura de la misma”.
¿Y entonces una junta cómo puede ser productiva y no una pérdida de tiempo?
Con organización, es todo lo que se necesita. He estado en muchas juntas de trabajo, con diferentes organizaciones, que bien pueden terminar en 30 o 40 minutos, pero se extienden incluso hasta 2 horas o más por: impuntualidad de las personas, distracción con chismes, falta de claridad y precisión en los puntos a abordar, comentarios que desvían el punto que se está atendiendo y lo más irritable: estar en el celular sin prestar atención a lo que se expone.
Una junta es productiva cuando cumple con estos 7 requisitos:
- Empieza puntual (por respeto a los que sí llegaron a tiempo).
- Está estructurada con los temas que necesitan hablarse.
- Están presentes únicamente las personas indispensables.
- Se hacen comentarios útiles y concisos (breves y precisos, que expresan una idea que aporte a lo abordado).
- Se toman las riendas cuando se sale de control (no falta quien se salga del tema y se extiende).
- Es manejada por tiempos (hay que dedicar tiempos aproximados a cada tema para no extenderse).
- Se le da seguimiento a los temas tratados en juntas pasadas.
¿Qué valor aportan las juntas a un equipo de trabajo?
Básicamente 4 aspectos:
- Unificación del equipo.
- Sinergia al equipo: es el medio para que todos tengan la misma información, necesaria y relevante para desempeñar bien sus labores.
- Ayudan a corregir y mejorar lo planificado.
- Revelan la habilidad de pensamiento de los compañeros del equipo.
No hay una regla que dicte cada cuándo debe haber junta, eso lo dicta la propia mecánica de tus actividades. En algunas empresas o algunos puestos se hacen 2 juntas por semana, en otros lugares una cada quincena, todo depende de qué sea lo que hagas o qué es lo que necesites con tu equipo de trabajo.
Conclusión…
Puesto que son una oportunidad para conocer y unificar al equipo, para proponer ideas y lograr mejoras, es importante ser un miembro proactivo en las juntas de trabajo.
Por otro lado, si consideras que las juntas de tu trabajo son una pérdida de tiempo, puedes exponer las razones que consideras que las vuelven inútiles, esperando que el jefe lo tome en cuenta para lograr cambios benéficos en ellas.
Recuerda, para todo hay tiempo: para disfrutar, para echar cotorreo, para convivir, para jugar, pero si estás en junta, dedícale ese tiempo exclusivo a la reunión; no vaya a ser que por ti inicien tarde o tengan que repetir algún punto por estar en la lela.
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