Planear en corto, mediano y largo plazo

Por: Lucy Janet Loftus

‘’Si estás trabajando en algo que te importa de verdad, nadie tiene que empujarte: tu visión te empuja”…………….  Steve Jobs

En éste punto ya tenemos una sencilla forma de planear lo que deseamos hacer en el corto, mediano y largo plazo; siempre y cuando, EJECUTEMOS!!   Éste es el meollo del asunto; una vez que tenemos los planes, éstos nos sucederán por ‘obra divina’ sino por el resultado de un trabajo metódico, persistente, disciplinado e inteligente. 

Lo último es de crucial importancia y se refiere a que a medida que avanzamos y ganamos experiencia, debemos ir pensando en formas de hacer más eficiente y efectivo lo que vayamos desarrollando y día con día elevar de nivel calidad y tecnología que empleamos.  La suma de todo esto dará como resultado mejores costos ya sea para nosotros ó para nuestros clientes.   Y como se dice por ahí que el tiempo es dinero,  lo que nos falta son dos factores cruciales:  el “Cuando” y el “Cuanto”.   En esta entrega revisaremos el “Cuando” y en especial nos enfocaremos a la ‘Ruta Critica’  (RC) de nuestros planes. 

En primer lugar por cada objetivo de los 3-5 objetivos trazados y desarrollados deberemos marcar la ruta crítica, con esto me refiero a que existe una secuencia de actividades que no pueden darse en forma individual ó aislada y que las actividades necesitan de antecesores para poder realizarse.  De hecho en el ejercicio que hicimos, revisamos sí es que cada una de las actividades del objetivo tenía  los denominamos ‘Pre-requisitos’.   

Las actividades que tienen  ‘Pre-requisitos’ son las que forman la  RC, porque la actividad posterior tiene que esperar a que la anterior ó anteriores sean terminadas para poder empezarse  –algo así como una carrera de relevos.   Eso hace que si alguna de las arriba mencionadas actividades tiene atrasos, por consecuencia el proyecto sufrirá y los tiempos acordados se retrasarán.  Esta es, precisamente, la razón de llamarla RC  ya que los tiempos deben ser exactos para poder asegurar que el proyecto, objetivo ó plan cumple con el tiempo acordado y no haya sobresaltos.

El resto de las actividades pueden ir haciéndose en forma paralela con las actividades de la RC y sin un orden pre-establecido; porque si notamos que existe una razón por la cual hay que esperar,  quiere decir que ésta actividad es parte de la RC y está mal clasificada  –habrá que hacer los ajustes correspondientes.

Ahora trazaremos en forma lineal la RC y revisaremos que en realidad ésta es la secuencia de pre-requisitos correcta:

Activ 3.           Act 7.              Act 9.                        Act 12.            Act  15.           .

 1 mes              2 mes                3 meses                       1Mes               2 mes  

Esta sería la RC (hipotética) de un proyecto.  Es decir, son las actividades que tienen pre-requisitos o tiempos de espera por documentos, tareas, actividades  ó algunas otras situaciones que no les permite seguir en forma individualizada y que tienen que esperar a que se cumplan ciertas condiciones previas para poder dar inicio a la actividad en sí misma.  La suma de todas aquellas actividades que componen la RC será el tiempo que el proyecto tarde en ser completado.  Lo muy relevante es que una vez diseñados nuestros objetivos, tracemos inmediatamente las RC´s de cada uno de ellos para entender los tiempos estimados que nos tardaremos en cada uno de los proyectos.  Ya sea para que tengamos una idea del tiempo que nos va a tomar cumplir ó estemos de acuerdo en la secuencia de cada uno de los proyectos u objetivos. 

Es de fundamental importancia investigar (y lo subrayo, porque es algo que NO hacemos –nos da pereza!) los tiempos promedio que cada una de las actividades de la RC en realidad nos van a llevar, ello para evitar los triunfalismos fallidos ó pesimismos abortivos  –ambos igual de perversos.  Los primeros, nos hacen perder credibilidad ó producen una frustración digna de abandono del proyecto y los segundos,  pueden matar un proyecto antes de si quiera haber nacido! 

Por eso, vuelvo a insistir mucha investigación para tratar de entender correctamente los tiempos.  La pregunta ahora es, se vale estimar?  La respuesta es sí, con una gran condicionante:  …..”siempre y cuando, nos sea imposible acercarnos los más posible a la realidad ó ésta se ignore, entonces hay que hacer aproximaciones”……   Una nota de gran precaución al respecto, la mayor parte de los proyectos, planes, objetivos, fallan por las estimaciones.  Por tal motivo, entre menos estimemos pisaremos más tierra firme  y nuestros planes serán más aterrizados con la realidad (la cuál a veces es cambiante) –evitemos en la medida posible hacer estimaciones.

Una vez trazada y entendidos los tiempos de la RC, podemos acomodar el resto de las actividades  a la par de la RC y revisar, si es posible realizar actividades en paralelo ó en tiempos de espera.  Necesitamos introducir todas aquellas actividades individuales del proyecto que no se encuentran en la RC, para poder visualizar el proyecto total y sus tiempos.

El cuadro de todas las actividades del proyecto u objetivo, se verá de la forma arriba indicada.  Las actividades marcadas en rojo serán la RC, el resto de las actividades se pueden realizar en forma paralela en los tiempos de espera de las actividades de la RC, bien cuándo existan tiempos de holgura ó cuando las actividades de la RC no comprometan tiempos completos. 

Las actividades se pueden dividir entre los diversos recursos humanos que se tengan ó si como individuos somos “todólogos”, podemos planear tareas cuando las cargas de actividades, en horas, no sean tan gravosas.   Lo importante es trazar un cuadro en el que tengamos claros la forma más eficiente de repartir (balancear) las actividades para que, el proyecto u objetivo, se realice en el tiempo más eficiente y efectivo y siempre, tratando que éste sea menor al de la RC.  

Es fundamental para llevar varias actividades tener claridad sobre el plan de acción con antelación y tener una secuencia clara y definida de las actividades que siguen y no continuamente sentarnos en el escritorio ó al pie de la cama a preguntarnos:  “………. Y hoy que nos toca hacer……..?  y así todos los días irnos preguntando que nos toca hacer cómo si fuera un designio divino diario –como sucede en muchos casos. 

Se puede tener la fortuna de atinar que es lo que se necesita hacer, en una ó dos actividades; pero aseguro que, en la mayoría de las actividades  el orden no será el correcto y crearemos incertidumbre junto con un rompimiento de secuencia lógica que hará que el proyecto pueda ir desde perder ‘momentum’ hasta un descarrilamiento que lo haga confuso e ineficiente con la consecuencia de hacerlo inviable. 

Si bien es cierto, que hay proyectos lo suficientemente pequeños como para llevarlos en la cabeza, lo que estamos haciendo es crear hábitos que son muy importantes en la vida y que deberíamos poseer para tener éxito en lo que sea que emprendamos. 

Éste es un hábito que denomino ‘vertebral´, porque es crucial para nuestra vida con el doble infortunio de no haber sido parte de nuestra herencia y menos, de nuestro bagaje educacional.  No estamos acostumbrados a ver gráficamente nuestros planes y seguirlos en forma disciplinada y metódica.  Para construir un nuevo hábito, hay que hacerlo en forma repetida y ello, poco a poco, sustituirá al viejo hábito. Por tal motivo, insisto grafiquen las actividades de un proyecto y síganlo en forma disciplinada hasta su finalización.  Luego, continuemos con el siguiente y así sucesivamente hasta que hagan un hábito.

Supongo que todos hemos visto cientos de casos en los que nuestros “superiores” no tienen claridad en las actividades que hay que realizar, su secuencia y su prelación; por lo cual, ordenan actividades como ‘dardos’ sin secuencia ó lo que es peor, sin relación alguna al objetivo en cuestión!  Como esto sucede muy a menudo, pensamos que es la forma de hacer las cosas.  Es tiempo de deshacerte de los pésimos hábitos y construir hábitos que sumen y le den valor agregado a tu trabajo.  Acostúmbrate a hacer éstos mapas, son sencillos y de mucha ayuda, no copies las malas prácticas!!